Planning rondom een beursdeelname

Een succesvolle beursdeelname begint niet op de beursvloer, maar al maanden of zelfs een jaar daarvoor. Met een slimme planning werkt u stap voor stap naar een stand die klaar is voor impact. Een goede beurs-tijdslijn geeft overzicht, laat ruimte voor creativiteit en zorgt dat u alles uit uw deelname haalt.

Verschil tussen Nederlandse en Internationale beurzen

Hoe ver u van tevoren moet beginnen, hangt af van het soort beurs waar u aan deelneemt.
Voor een jaarlijks terugkerende beurs in Nederland is een voorbereiding van circa 6 maanden vaak voldoende: de logistiek is overzichtelijk, er zijn minder formaliteiten en u heeft snel contact met de beursorganisatie.

Heel anders ligt dat bij internationale beurzen die slechts eens in de paar jaar plaatsvinden. Daar moet u rekening houden met extra factoren zoals transport over langere afstanden, verzending van producten, douaneformulieren, internationale reglementen en taal- of cultuurverschillen. Dit maakt de voorbereiding complexer en vraagt om een langere aanlooptijd, soms tot wel een jaar vooruit.

De ideale beurs tijdlijn

Onderstaande globale tijdsplanning geeft een richtlijn voor de voorbereiding van een jaarlijkse beurs in eigen land. Natuurlijk is het belangrijk om hierbij na te denken of er specifieke zaken zijn zoals het regelen van een demo of nieuw product waardoor planning verschoven wordt.

9-12 maanden voor de beurs

  • Oriënteer op geschikte beurzen en bepaal waar uw doelgroep actief is.
  • Leg uw standlocatie vast om verzekerd te zijn van een strategische plek.
  • Formuleer doelstellingen en gewenste uitstraling.
  • Start met een eerste concept voor het standontwerp.

6 - 9 maanden voor de beurs

  • Breng deadlines in kaart
  • Laat een concreet ontwerp uitwerken voor uw beursstand en bespreek dit met naaste collega's of het team.
  • Bespreek doelstellingen met het team.
  • Start bij internationale beurzen met transport, douane en vertalingen.

3 - 6 maanden voor de beurs

  • Kies een professionele standbouwer en maak afspraken wie wat regelt.
  • Laat de productie van de stand opstarten.
  • Stel een projectteam samen en verdeel taken.
  • Begin met communicatie richting klanten en relaties.
  • Promotiemateriaal ontwikkelen (brochures, productinformatie, posters).
  • Digitale bestanden voorbereiden (video content, presentaties, demo's)

Laatste 2 maanden voor de beurs

  • Is het standontwerp ingediend en goedgekeurd?
  • Check en accordeer de grafische bestanden.
  • Zijn alle facilitaire bestellingen gedaan? (rigging, elektra, water, internet).
  • Dagelijkse schoonmaak aanvragen.
  • Rond de logistiek en technische planning af met de standbouwer en organisator.
  • Registreer standbemanning.
  • Organiseer demo’s of productintroducties voor de stand.
  • Reserveer opslagruimte bij de locatie indien nodig (bijv. voor pallets/kisten van machines) .
  • Promotiemateriaal (drukwerk) bestellen.
  • Indien nodig; hostessen en/of catering inhuren voor de stand.
  • Stuur uitnodigingen naar relaties.
  • Wil je een fotograaf/videograaf inhuren?
  • Moeten materialen na de beurs in opslag? Is hiervoor alles geregeld? (transport, opslaglocatie, verzekeringen)

1-2 weken voor de beurs

  • Bevestiging van bestellingen en diensten nalopen.
  • Checklist en draaiboek opstellen en delen.
  • Geef de standbemanning een beurstraining en brief het team.
  • Leadregistratiesysteem (app/scanner) regelen.
  • Beurskleding en naambadges regelen.
  • Parkeerplaatsen, catering/lunch regelen voor standbemanning.
  • Controleer ophaaltijden, leveradressen en contactpersonen.
  • Persberichten klaarzetten of uitsturen.
  • Social media posts voorbereiden.
  • Back-ups van presentaties en video’s maken.
  • Bevestig geplande gesprekken met klanten en partners.
  • Beursmaterialen controleren en klaarzetten.
beurstijdlijn

Beursdeelname begint met een goed plan

Meer weten over beursdeelname?

Neem contact met ons op voor persoonlijk advies over uw beursdeelname. We denken graag met je mee over slimme, creatieve en praktische oplossingen en laten je zien hoe jouw opvallende beursstand eruit kan komen te zien.

Neem contact op

Tijdens en na de beurs

Wat moet ik regelen tijdens de beurs?

  • Stand elke ochtend controleren en netjes houden.
  • Team kort briefen aan begin van de dag.
  • Bezoekers actief aanspreken en verwelkomen.
  • Leadgegevens zorgvuldig registreren.
  • Demo’s en presentaties volgens planning uitvoeren.
  • Voorraad van materiaal en giveaways bijhouden.
  • Social media live-updates plaatsen.
  • Dagelijks korte evaluatie met team.
  • Waardevolle spullen opbergen of laten beveiligen (denk aan kostbare producten)

Na de beurs

  • Beursmaterialen controleren. Check of alles teruggekomen is, repareer of vervang beschadigde onderdelen.
  • Leads opvolgen binnen 2 - 5 werkdagen.
  • Evaluatie met het hele projectteam.
  • Beursresultaten analyseren: aantal leads, gesprekken, concrete aanvragen, bereik, social media-statistieken.
  • Duidelijke rapportage opstellen voor intern gebruik, incl. aanbevelingen voor volgende beursdeelnames.
  • Dankbericht sturen naar relaties of klanten die langskwamen.
  • Terugblik delen op social media en bijvoorbeeld in een nieuwsbrief.
  • Facturen en kosten verwerken
  • Plannen voor volgende beurs starten. Bij diverse beursorganisaties is een standlocatie kort na de beurs opnieuw vast te leggen.

Met deze beurs tijdlijn heb je een compleet overzicht van alle stappen die nodig zijn voor een succesvolle beursdeelname. Van de eerste voorbereidingen tot de opvolging na afloop. Door gestructureerd te werken, haal je het maximale uit je investering en vergroot je de kans op waardevolle contacten, zichtbaarheid en resultaat. Veel succes met de voorbereiding!

Uw merk in de schijnwerpers met een opvallende beursstand

Ontvang gratis advies voor uw standontwerp

Twijfelt u over het juiste ontwerp? Wilt u weten hoe u meer uit uw beursdeelname kunt halen? Of zoekt u inspiratie voor een vernieuwende aanpak? Wij denken graag met u mee. Of het nu gaat om een eerste schets, een second opinion of een volledig uitgewerkt ontwerptraject: u kunt bij ons terecht.

Plan vrijblijvend een gesprek met een van onze ontwerpers. Wij laten u zien hoe we design inzetten als strategisch instrument voor merkgroei, zichtbaarheid en resultaat. Samen zorgen we voor een stand die indruk maakt en rendeert – op elke beurs, in elke branche.

Bij Eldee maken we standontwerpen die kloppen. In vorm, in functie en in gevoel. En altijd met oog voor uw merk.

Neem contact op